Mini poradnik dla firm
Korzyści biznesowe
W dzisiejszych czasach, gdy ilość papierowej dokumentacji gwałtownie wzrasta większość firm decyduje się na outsourcing. Wydzielenie ze swojej struktury zadań związanych z zarządzaniem dokumentacją i powierzenie ich profesjonalnej firmie pozwala na:
- optymalizację kosztów,
- podniesienie sprawności zarządzania dokumentacją,
- zwiększenie poziomu bezpieczeństwa przechowywanej dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- spełnienie wymagań prawnych dotyczących warunków przechowywania,
- oszczędność powierzchni biurowej.
Prowadząc działalność gospodarczą ustawodawca nakłada obowiązek przechowywania dokumentacji firmowej. W zależności od zawartych w niej informacji okres jej przechowywania wynosi od 5 do 50 lat. Ze względu na jej rodzaj możemy ją podzielić na kilka grup:
- Dokumentacja osobowo-płacowa
- Dokumentacja księgowa
- Dokumentacja techniczna
- Dokumentacja medyczna
Zgodnie z Kodeksem pracy na pracodawcy spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Ponadto dokumentację należy przechowywać w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres 50 lat. Obowiązek ten reguluje również ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. 2021, poz. 291).
W przypadku dokumentacji księgowej, jej przechowywanie regulują m. in. ustawa o rachunkowości (Dz. U. 2021, poz. 217) oraz Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2020, poz. 1325).
Prawo budowlane (Dz. U. 2020, poz. 1333) nakłada na właściciela lub zarządcę obiektu budowlanego obowiązek przechowywania dokumentacji technicznej, tj. dokumentacji budowy i dokumentacji powykonawczej przez okres istnienia obiektu.
Przechowywanie dokumentacji medycznej reguluje ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. 2020, poz. 849).
Warto przeczytać
- Zasady poszukiwania dokumentacji pracowniczej
- Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców
- Ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych
- Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
- Rozporządzenie w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów achiwalnych do archiwów państwowych, i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
- Zabezpieczanie dokumentacji osobowo-płacowej zakładów pracy
Jak możemy Ci pomóc?
Skontaktuj się z nami, a my rozwiejemy wszystkie Twoje ewentualne wątpliwości.
Słowniczek
Akta sprawy – całość dokumentacji, niezależnie od jej formy, która była, jest lub może być istotna przy rozpatrywaniu i załatwianiu danej sprawy.
Archiwizacja – prawidłowe ułożenie dokumentacji niearchiwalnej, nadanie właściwego układu, sporządzenie ewidencji oraz techniczne jej zabezpieczenie.
Archiwum zakładowe – wewnętrzna komórka w jednostce organizacyjnej (zwykle państwowej) mająca za zadanie gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, zabezpieczenie i udostępnianie całości zbioru dokumentacji (kat. „A” i kat. „B”) jednostki organizacyjnej uznanej za wytwarzającą materiały archiwalne tworzące jego zasób archiwalny, oraz okresowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie materiałów archiwalnych, w określonym prawem czasie lub w razie likwidacji, do archiwów państwowych.
Business Archiv System (B. A. S) – system regulujący gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, zabezpieczanie i udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – czynność oddzielania dokumentacji niearchiwalnej (kat. „B”), której wartość praktyczna zgodnie z obowiązującymi przepisami bądź z punktu widzenia interesu Deponenta już upłynęła od dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania w momencie podjęcia czynności wciąż trwa.
Certyfikat zniszczenia – patrz Protokół brakowania dokumentacji
Dokumentacja niearchiwalna (kat. „B”) – to dokumentacja o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres jej przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu teczki akt spraw. Symbol „B” stosowany do oznaczenia dokumentacji niearchiwalnej jest uzupełniany o cyfrę, literę bądź literę z cyfrą:
- symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich, określających liczbę lat przechowywania, oznacza się kategorię dokumentacji, która po upływie wyznaczonego okresu podlega brakowaniu,
- symbolem „Bc„ oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę bezpośrednio z komórki organizacyjnej za wiedzą i zgodą pracownika archiwum zakładowego bądź składnicy akt jednak po uzyskaniu akceptacji właściwego archiwum państwowego.
- symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega szczegółowej ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, włącznie z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt; służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
Jednostka archiwalna – odrębna fizycznie jednostka dokumentacji (księga, teczka, poszyt, mapa, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej lub filmowej, dyskietka, płyta CD/DVD/BD)
Klasyfikacja – podział dokumentacji na grupy rzeczowe ustalone przez twórcę zespołu w jednolitym rzeczowym wykazie akt przez nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli klasyfikacyjnych.
Kwalifikacja archiwalna – ocena wartości dokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli kwalifikacyjnych.
Nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym – ogół czynności kontrolnych wykonywanych przez władze archiwalne w oparciu o przysługujące im uprawnienia w stosunku do twórców zespołów w zakresie stosowania przez nich właściwego sposobu klasyfikacji, systematyzacji, kwalifikacji, brakowania, przechowywania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych.
Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej – doprowadzenie metodami fizycznymi (z uwzględnieniem normy DIN 32757 1) lub chemicznymi do stanu uniemożliwiającego odczytanie informacji znajdującej się uprzednio na dokumentach.
Materiały archiwalne (kat. „A”) – wszelka dokumentacja, będąca wytworem działalności twórców zespołów, kwalifikująca się do wieczystego przechowywania w archiwum.
Prawo archiwalne – zespół norm prawnych regulujących zasady i tryb postępowania dokumentacją oraz określający system organizacji działalności archiwalnej i kompetencje organów administracji rządowej w tym zakresie. W Polsce prawo archiwalne reguluje w całości Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2020, poz. 164) w połączeniu z przepisami wykonawczymi oraz resortowymi aktami prawnymi.
Protokół brakowania dokumentacji – Pisemne potwierdzenie wykonania czynności zniszczenia dokumentacji.
PN-EN ISO 9001:2015-10 Systemy Zarządzania Jakością. Wymagania – międzynarodowa norma określająca wymagania, jakie powinien spełniać system zarządzania jakością w organizacji.
System Zarządzania Jakością ISO 9001 – system umożliwiający przedsiębiorstwu stałe podnoszenie poziomu jakości oferowanych usług, poprzez ciągłe doskonalenie metod i sposobów działania.
Skanowanie, digitalizacja – proces polegający na uzyskaniu obrazu elektronicznego z dokumentu papierowego wraz z obróbką cyfrową polegającą na kompresowaniu danych graficznych oraz automatycznym rozpoznawaniu informacji zawartych w elektronicznych obrazach dokumentów (OCR – Optical Character Recognition (pismo drukowane), ICR – Intelligent Character Recognition (pismo odręczne), OMR – Optical Mark Recognition („znaczniki” np. kody kreskowe))
Składnica akt – jednostka organizacyjna mająca za zadanie gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, zabezpieczanie i udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej.
1 DIN 32757 – to niemiecka norma przemysłowa w zakresie charakterystyki poziomów bezpieczeństwa, regulująca wielkość mechanicznie zniszczonych papierowych nośników informacji.